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こんばんは、ヨフカシです。
みなさん、Gmailの操作で、こんな経験ありませんか？
スマホでGmailを開こうとしたらスライド操作だと判定されて、メールが横に流れて消えてしまい、下から「1件をアーカイブしました」っていう表示が出てきて、その横に「元に戻す」の表示が出たから急いで押したら、メールが戻ってきた。
っていう流れ。
「誤操作でメールが消えた…？」
ってメッチャ不安になりますよね。
「アーカイブ」って何かよくわからないし、とりあえず使えているし、困ってないし、まぁ、このままでもいいか。
という人、結構いると思います。
そこで、Gmailのアーカイブって一体なに？を解説します。
Gmailでは、受信トレイのメールを「アーカイブ」することができます。
スマホならメールを横にスライドさせる、パソコンなどではボタンやメニュー項目をクリックする、という操作です。
この操作をしたとき、画面上では「メールが消えてしまった」「どこかに行ってしまった」と感じると思います。
しかし、安心してください。
メールは削除されたわけではありません。
アーカイブとは、メールが「受信トレイ」で表示されなくなり「すべてのメール」に保管される、ことです。
メールを物理的な書類で考えてみましょう。
例えば、あなたの会社のデスクに「確認してほしい連絡」や「対応してほしい依頼」が置かれています。これらは、いずれも、あなたが「処理すべき書類」です。これが「受信トレイ」です。
あなたは、内容を確認したり、依頼された業務を終えれば、書類を処理したことになります。
さて「処理した書類」をどうしますか？
不要なら捨てればいいでしょう。Gmailのシステム上でも、ゴミ箱へ送る「削除」という操作があります。
ところが「処理した書類」の中には、「終わったことだけど、念のため保管しておこう」という書類もあるでしょう。これが「アーカイブ」です。
つまり、「処理した書類の行き先」を
捨てるか？
保管するか？
の2択で考えるところまでGmailは設計しているのです。
その設計により『アーカイブするのも、削除するのも、受信トレイから消える』ということが起きているだけで、メールの行き先は異なります。
これがGmailの「アーカイブ」が「削除」ではないことの理由です。
さて、ここで一つの疑問が出てくる人もいるでしょう。
念のために保管っていうけど「受信トレイ」にそのまま残しておけばいいのでは？と。
「受信トレイ」内のメールは、未開封だと太文字で、メールを開くと通常の文字に変化します。
この「既読」の状態であることが「確認した」という証になっている人も多いでしょう。
しかし、Gmailは、メールを開いたかどうかよりも、処理したかどうか、を重要視しています。
処理したものは「削除するか」「アーカイブするか」という行き先までがセットになっているので、「受信トレイ」にあるメールは「デスクに置かれたままの書類＝未処理のメール」とみなされます。
つまりGmailの「受信トレイ」は、ただの「新着メールのストック場所」ではなく「未処理のメール」であることも示しているのです。
なので、「既読メールを受信トレイにそのまま残す」という考えは、Gmail的には「デスクの書類が整理ができない散らかった状態」という意味であり、逆説的に言えば「仕事とは、受信トレイを空にすることだ」という哲学の現れでもあるのです。
とは言え絶対ではありませんので…
Gmailの理念として「受信トレイを空にすべき」と掲げていることをお伝えしましたが、必ずしもそうしなければいけないわけではありません。あくまでもGmailがその構想で設計されているという紹介です。
ここからアーカイブの機能に関して、使い方やアドバイスを解説していきます。
ここからの内容は、アーカイブされたメールが「すべてのメール」という項目に移動する、という前提であることをお忘れなく。
アーカイブするとは「念のため保管しておく」という感覚だとお伝えしました。
ということは「必要な時に取り出す」こともできなければいけません。
無数に保管されたメールの中から、どうやって必要なメールを見つけるのか？
その方法が「検索」です。
キーワードで検索することで、メールを見つけることができます。
ここで簡単に「アーカイブ」と「ゴミ箱」の機能の違いを解説します。
| アーカイブ | ゴミ箱 | |
|---|---|---|
| 保管期間 | 容量が許す限り無期限 | ゴミ箱に入ってから30日 ※期間を過ぎたら自動で削除 ※元には戻せない |
| 検索 | 通常の検索でヒットする | 通常の検索ではヒットしない ※直接ゴミ箱内を検索する ※検索コマンド（in:trash）を使う |
実は、アーカイブしたはずのメールが「受信トレイ」に戻ってくることがあります。
これは誤作動ではありません。
そのメールに対して相手から返信が届いた場合に起きます。
相手からの返信メールは「新着の未処理のメール」として扱われるため「受信トレイ」に表示されるのです。
「処理済みにしていたけれど、やり取りが再開したのでデスクに戻ってきた」というイメージなので、安心してください。
前半の解説で「受信トレイを空にすべき」というGmailの理念をお伝えしましたが、必ずしもアーカイブすることが絶対ではありません。
アーカイブを使わなくてもいい、スマホでメールをチェックしているときの誤操作でアーカイブされるのがストレスだという人もいると思います。
そんな人は、こんな設定をおすすめします。
「設定」＞「全般設定」＞「スワイプ動作」から、スワイプ時のアクションを「なし」にしたり「削除」に変更したりできます。
「アーカイブ前に確認する」という設定をオンにしておくことで、意図しないアーカイブを防ぐことも可能です。
Gmailは、登場した当初から「フォルダー分けに時間をかけるくらいなら、強力な検索機能を使おう」というコンセプトでした。
そのコンセプトに沿って設計されています。
ゴールは「受信トレイが空になること（＝Inbox Zeroを目指す）」であり、それが軸となり「アーカイブ（保管）するか」「削除するか」の2択によってメールを整理することで、管理の手間と時間を大幅に削減しています。
この記事をきっかけに、ぜひ「Gmailのアーカイブ」を使ってみてください。
